Besuchermanagement
Besuchermanagement
Ein modernes Besuchermanagement ist weit mehr als nur eine digitale Gästeliste. Es verbindet Sicherheit, Komfort und Effizienz in einem System und sorgt dafür, dass Personenströme in Gebäuden professionell gesteuert werden.
Ein modernes Besuchermanagement ist weit mehr als nur eine digitale Gästeliste. Es verbindet Sicherheit, Komfort und Effizienz in einem System und sorgt dafür, dass Personenströme in Gebäuden professionell gesteuert werden.
Hauptfunktionen
Hauptfunktionen
Voranmeldung und Einladung
MitarbeiterInnen-Portal:
MitarbeiterInnen können Besuche im Voraus über ein Web-Portal oder eine App anmelden
E-Mail-Einladungen:
Gäste erhalten eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen (Ankunftszeit, QR-Code für den Check-in, Wegbeschreibung, etc.). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Ankunft
1. Voranmeldung und Einladung
MitarbeiterInnen-Portal:
MitarbeiterInnen können Besuche im Voraus über ein Web-Portal oder eine App anmelden
E-Mail-Einladungen:
Gäste erhalten eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen (Ankunftszeit, QR-Code für den Check-in, Wegbeschreibung, etc.). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Ankunft
Mobiler Check-in und Check-out
Self-Service-Terminals (Kioske):
BesucherInnen können kontaktlos ihr Check-in an einem Tablet oder Terminal registrieren, indem sie ihre Daten eingeben oder einen QR-Code scannen
Automatisierte Datenerfassung:
Die Software erfasst automatisch Ankunfts- und Abreisezeiten sowie alle notwendigen BesucherInnendaten
2. Mobiler Check-in und Check-out
Self-Service-Terminals (Kioske):
BesucherInnen können kontaktlos ihr Check-in an einem Tablet oder Terminal registrieren, indem sie ihre Daten eingeben oder einen QR-Code scannen
Automatisierte Datenerfassung:
Die Software erfasst automatisch Ankunfts- und Abreisezeiten sowie alle notwendigen BesucherInnendaten
Benachrichtigungen und Kommunikation
Sofortbenachrichtigung:
Der/Die GastgeberIn wird in Echtzeit per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung informiert, sobald der/die BesucherIn eingetroffen ist.
Status-Übersicht:
Das Empfangsteam hat jederzeit einen Überblick über erwartete, anwesende und bereits abgereiste BesucherInnen
3. Benachrichtigungen und Kommunikation
Sofortbenachrichtigung:
Der/Die GastgeberIn wird in Echtzeit per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung informiert, sobald der/die BesucherIn eingetroffen ist.
Status-Übersicht:
Das Empfangsteam hat jederzeit einen Überblick über erwartete, anwesende und bereits abgereiste BesucherInnen
Sicherheit und Compliance
4. Sicherheit und Compliance
Verwaltung und Reporting
– BesucherInnen-Dashboard: Ein zentrales Dashboard liefert einen Überblick über alle Besuche und Besuchsaktivitäten.
– Berichterstattung und Analyse: Die Software ermöglicht es, Berichte über BesucherInnenfrequenzen, Besuchszeiten und andere relevante Daten zu erstellen.
– Fremdfirmen- und Dienstleistermanagement: Einige Systeme bieten spezielle Funktionen für die Verwaltung von FremdfirmenmitarbeiterInnen und deren Zugangsrechten.
5. Verwaltung und Reporting
– BesucherInnen-Dashboard: Ein zentrales Dashboard liefert einen Überblick über alle Besuche und Besuchsaktivitäten.
– Berichterstattung und Analyse: Die Software ermöglicht es, Berichte über BesucherInnenfrequenzen, Besuchszeiten und andere relevante Daten zu erstellen.
– Fremdfirmen- und Dienstleistermanagement: Einige Systeme bieten spezielle Funktionen für die Verwaltung von FremdfirmenmitarbeiterInnen und deren Zugangsrechten.