Besuchermanagement

Besuchermanagement

Ein modernes Besuchermanagement ist weit mehr als nur eine digitale Gästeliste. Es verbindet Sicherheit, Komfort und Effizienz in einem System und sorgt dafür, dass Personenströme in Gebäuden professionell gesteuert werden.

Ein modernes Besuchermanagement ist weit mehr als nur eine digitale Gästeliste. Es verbindet Sicherheit, Komfort und Effizienz in einem System und sorgt dafür, dass Personenströme in Gebäuden professionell gesteuert werden.

  • Verwalten Sie den Personenstrom von NutzerInnen, BesucherInnen und Gebäudeeingängen

  • Synchronisieren Sie das Identitätsmanagement mit der physischen Zutrittskontrolle

  • Empfangen Sie BesucherInnen und AuftragnehmerInnen mit dem bestmöglichen Besuchserlebnis

  • Eliminieren Sie manuelle Prozesse

  • Verwalten Sie den Personenstrom von NutzerInnen, BesucherInnen und Gebäudeeingängen

  • Synchronisieren Sie das Identitätsmanagement mit der physischen Zutrittskontrolle

  • Empfangen Sie BesucherInnen und AuftragnehmerInnen mit dem bestmöglichen Besuchserlebnis

  • Eliminieren Sie manuelle Prozesse

  • Kontaktlose Self-Service-Check-in-Terminals

  • Einfache Vorregistrierung

  • Berichterstattung und Echtzeit-Einblicke

  • Einfache Verbindung zu Ihrem Gebäudemanagement-System für die Zutrittskontrolle

  • Kontaktlose Self-Service-Check-in-Terminals

  • Einfache Vorregistrierung

  • Berichterstattung und Echtzeit-Einblicke

  • Einfache Verbindung zu Ihrem Gebäudemanagement-System für die Zutrittskontrolle

Hauptfunktionen

Hauptfunktionen

Voranmeldung und Einladung

MitarbeiterInnen-Portal:

MitarbeiterInnen können Besuche im Voraus über ein Web-Portal oder eine App anmelden

E-Mail-Einladungen:

Gäste erhalten eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen (Ankunftszeit, QR-Code für den Check-in, Wegbeschreibung, etc.). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Ankunft

1. Voranmeldung und Einladung

MitarbeiterInnen-Portal:

MitarbeiterInnen können Besuche im Voraus über ein Web-Portal oder eine App anmelden

E-Mail-Einladungen:

Gäste erhalten eine E-Mail mit allen wichtigen Informationen (Ankunftszeit, QR-Code für den Check-in, Wegbeschreibung, etc.). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Ankunft

Mobiler Check-in und Check-out

Self-Service-Terminals (Kioske):

BesucherInnen können kontaktlos ihr Check-in an einem Tablet oder Terminal registrieren, indem sie ihre Daten eingeben oder einen QR-Code scannen

Automatisierte Datenerfassung:

Die Software erfasst automatisch Ankunfts- und Abreisezeiten sowie alle notwendigen BesucherInnendaten

2. Mobiler Check-in und Check-out

Self-Service-Terminals (Kioske):

BesucherInnen können kontaktlos ihr Check-in an einem Tablet oder Terminal registrieren, indem sie ihre Daten eingeben oder einen QR-Code scannen

Automatisierte Datenerfassung:

Die Software erfasst automatisch Ankunfts- und Abreisezeiten sowie alle notwendigen BesucherInnendaten

Benachrichtigungen und Kommunikation

Sofortbenachrichtigung:

Der/Die GastgeberIn wird in Echtzeit per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung informiert, sobald der/die BesucherIn eingetroffen ist.

Status-Übersicht:

Das Empfangsteam hat jederzeit einen Überblick über erwartete, anwesende und bereits abgereiste BesucherInnen

3. Benachrichtigungen und Kommunikation

Sofortbenachrichtigung:

Der/Die GastgeberIn wird in Echtzeit per E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung informiert, sobald der/die BesucherIn eingetroffen ist.

Status-Übersicht:

Das Empfangsteam hat jederzeit einen Überblick über erwartete, anwesende und bereits abgereiste BesucherInnen

Sicherheit und Compliance

Integration mit physischen Zutrittskontrollsystem, um BesucherInnenausweise oder QR-Codes für den Zugang zu bestimmten Bereichen zu vergeben

Die Software kann BesucherInnenausweise mit den notwendigen Informationen (Name, Firma, GastgeberIn) drucken

BesucherInnen können Sicherheitsbestimmungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen mobil unterzeichnung

Im Notfall (z. B. bei einem Brand) kann das System auf Knopfdruck eine Echtzeit-Liste aller anwesenden Personen erstellen

Einhaltung von Datenschutzrichtlinien durch die sichere Speicherung und automatische Löschung von BesucherInnendaten nach einem definierten Zeitraum

4. Sicherheit und Compliance

Integration mit physischen Zutrittskontrollsystem, um BesucherInnenausweise oder QR-Codes für den Zugang zu bestimmten Bereichen zu vergeben

Die Software kann BesucherInnenausweise mit den notwendigen Informationen (Name, Firma, GastgeberIn) drucken

BesucherInnen können Sicherheitsbestimmungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen mobil unterzeichnung

Im Notfall (z. B. bei einem Brand) kann das System auf Knopfdruck eine Echtzeit-Liste aller anwesenden Personen erstellen

Einhaltung von Datenschutzrichtlinien durch die sichere Speicherung und automatische Löschung von BesucherInnendaten nach einem definierten Zeitraum

Verwaltung und Reporting

– BesucherInnen-Dashboard: Ein zentrales Dashboard liefert einen Überblick über alle Besuche und Besuchsaktivitäten.

– Berichterstattung und Analyse: Die Software ermöglicht es, Berichte über BesucherInnenfrequenzen, Besuchszeiten und andere relevante Daten zu erstellen.

– Fremdfirmen- und Dienstleistermanagement: Einige Systeme bieten spezielle Funktionen für die Verwaltung von FremdfirmenmitarbeiterInnen und deren Zugangsrechten.

5. Verwaltung und Reporting

– BesucherInnen-Dashboard: Ein zentrales Dashboard liefert einen Überblick über alle Besuche und Besuchsaktivitäten.

– Berichterstattung und Analyse: Die Software ermöglicht es, Berichte über BesucherInnenfrequenzen, Besuchszeiten und andere relevante Daten zu erstellen.

– Fremdfirmen- und Dienstleistermanagement: Einige Systeme bieten spezielle Funktionen für die Verwaltung von FremdfirmenmitarbeiterInnen und deren Zugangsrechten.

Hardware-Optionen für Ihr Besuchermanagement

Option 1: Der „Slim“ Tablet-Point (Ideal für moderne Büros)

  • Design:
    Minimalistisches, weißes Design mit schlanker Standführung.

  • Einsatzbereich:
    Perfekt für den schnellen Check-In in repräsentativen Eingangsbereichen oder Coworking Spaces.

  • Hardware:
    Optimiert für die Nutzung mit dem Apple iPad oder Samsung Galaxy Tab.

  • Vorteil:
    Nimmt kaum Platz ein und fügt sich dezent in jedes Interior-Design ein.

Option 2: Das „Elo Wallaby Pro Professional“ (Das Hochleistungs-Terminal)

  • Design:
    Robustes Standgehäuse in mattem Schwarz mit integrierter Technik.

  • Einsatzbereich:
    Empfangsbereiche mit hoher Besucherfrequenz, Logistikzentren oder öffentliche Gebäude.

  • Highlights:

    • Integrierter Belegdrucker (optional für Besucherausweise).
    • Platz für QR-Code-Scanner zur schnellen Abmeldung.
    • Stabiler Standfuß für maximale Standfestigkeit.

  • Vorteil:
    Alles-aus-einer-Hand-Lösung, die Kabel und Peripherie sicher im Gehäuse verbirgt.

Option 3: Das „Premium“ Enterprise Terminal (Maximale Ergonomie)

  • Design:
    Ergonomisch geneigtes Breitbild-Display auf einem massiven, modernen Standkorpus.

  • Einsatzbereich:
    Exklusive Firmenzentralen oder Sicherheitsbereiche, in denen umfangreiche Datenschutz-Unterweisungen direkt am Gerät unterschrieben werden.

  • Highlights:

    • Großzügiges Touch-Display für beste Lesbarkeit.
    • Hochwertige Verarbeitung für eine erstklassige „User Experience“ beim ersten Kundenkontakt.
    • Platz für Erweiterungen wie ID-Karten-Scanner oder RFID-Reader.

  • Vorteil:
    Hochprofessionelles Erscheinungsbild, das die Wertigkeit Ihres Unternehmens unterstreicht.

Vergleich der Hardware-Optionen für Revocheck

Merkmal GUT (Slim Tablet-Point) BESSER (Elo Wallaby Professional tm) BEST (Premium Enterprise)
Zielgruppe KMU, Coworking, Design-Büros Mittlere Betriebe, hoher Durchlauf Konzerne, Hochsicherheitsbereiche
Basis-Hardware Consumer Tablet (iPad/Samsung) Professional All-in-One PC Enterprise Kiosk Computer Zebra
Display-Größe 10″ bis 11″ 22″ bis 24″ 22″ (High-Bright)
Badge-Druck Extern (via WLAN/Bluetooth) Integriert im Gehäuse High-End (Native ZPL-Anbindung)
Robustheit Elegant & Leicht Industrieller Standard Militärstandard-Komponenten
Scanner Tablet-Kamera Dedizierter 2D-Einbauscanner High-Speed Profi-Scanner
IT-Management Standard (MDM nötig) Professional (EloView) Enterprise (Zebra)
Stromversorgung Netzteil (verdeckt) Netzteil (intern) PoE+ fähig (ein Kabel für alles)
Design-Vibe „Lifestyle & Minimalistisch“ „Funktional & Solide“ „Premium & Architektonisch“

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